La giornata di un imprenditore può essere perfetta o un perfetto inferno.
Le cose da fare, gli incontri, le riunioni, le telefonate, i documenti da controllare, le persone con cui parlare.
Tecnicamente non esiste un limite e questo succede perché, sempre tecnicamente, è il lavoro stesso di un imprenditore a non avere un limite.
Se fai questo mestiere ti invito a fermarti un attimo e rifletterci: quali sono le tue competenze?
Anzi, ancora di più: in base alle tue competenze e al ruolo che ricopri in azienda, quali sono le attività che fai abitualmente.
Ecco, una volta che avrai stilato una piccolo elenco mentale, ti invito a riflettere su una cosa: tutte queste attività ci sono giorni in cui potresti essere chiamato a svolgerle nell’arco di una manciata di ore. Dalla mattina alla sera di quello stesso giorno.
“Ma è impossibile, non succede mai!”
Invece succede, solo che non te ne accorgi. E non te ne accorgi per un motivo ancora più semplice: non organizzi in modo adeguato il tuo tempo.
Perdonerai la “sicurezza” con cui faccio queste affermazioni ma sono certo che concorderai con me (lo vivo in prima persona!) quando dico che la tendenza di un imprenditore medio, me compreso, è quella di accentrare le attività e gestirle in numero maggiore possibile per raggiungere i risultati che ci siamo prefissati.
Solo che il lavoro, da un punto di vista operativo, alla lunga non può funzionare così. Le priorità si accavallano e si confondono fra loro, le scadenze si accumulano e tutte quelle azioni che pensavi fossero utili ad accelerare i tempi, in realtà stanno facendo l’esatto opposto: li stanno rallentando.
Qual è la soluzione?
Come ho accennato altre volte, la gestione del tempo è un aspetto fondamentale della vita di un imprenditore e questo significa che ogni titolare di azienda dovrebbe dedicare uno spazio per ri-etichettare le proprie attività e rimodulare i processi di lavoro personali.
Ecco alcuni consigli per te in questo senso.
Fai un’analisi del tuo lavoro – Quanto ci metti a redigere un documento? Qual è il tempo che dedichi alle video call? È diverso rispetto al tempo che dedichi alle riunioni dal vivo? Mediamente quante ore sono dedicate alla pianificazione e quante invece all’operatività? Quali di esse, dovessi fare una stima, alla fine dell’anno possono essere considerate come più produttive in termini di fatturato rispetto alle altre?
Queste sono tutte domande che come imprenditore ti invito a porti e a segnare le risposte. Mi sono reso conto che moltissimi nostri colleghi tendono a non fare una vera e propria analisi del proprio lavoro e questo si traduce, paradossalmente, in una conoscenza molto marginale dei propri tempi. E se non conosci i tuoi tempi non puoi gestirli, e se non puoi gestirli sei destinato a sprecarli e a vivere quella che scherzosamente nel titolo ho definito “ansia da tempo perso”.
Usa la tecnologia a tuo favore – Nell’era moderna gli strumenti professionali che hanno lo scopo di ottimizzare il tempo di lavoro nelle aziende sono ormai centinaia. Software in grado di accelerare i tempi di elaborazione di presentazioni e documenti (basti pensare all’intelligenza artificiale), piattaforme di e-learning o di videostreaming per le call, agende digitali che ricordano gli appuntamenti, programmi di automazione mail che inviano in automatico comunicazioni a seguito di eventi standard etc.
La scelta è praticamente infinita e ti consiglio vivamente di avvalertene perché, seppur inizialmente si faccia un po’ fatica a entrare nell’ottica digitale – non hai idea di quanto tempo tu possa risparmiare grazie a queste soluzioni.
Un consiglio, che vale per questo punto ma, in fondo, anche per il discorso generale: non abbracciare la tecnologia “a piene mani”. Fai un filtro, seleziona ciò che pensi davvero possa aiutarti, scegli solo ciò che pensi che possa essere più adatto a te, al modo in cui lavori, alla tua personalità. Non esistono soluzioni universali e, come dicevo, anche la tecnologia può essere un’arma a doppio taglio: usare ogni programma esistente ti rallenterà. Scegliere quello che davvero ti fa risparmiare tempo ti velocizzerà.
Fai una distinzione di priorità e usa quella distinzione – Nell’arco della giornata sei chiamato a gestire attività più leggere e altre più pesanti, in un ordine che non necessariamente è prestabilito. Spesso puoi deciderlo tu. Ecco, in tutti quei casi cerca di bilanciare le attività in base al tempo e all’energia che esse richiedono. Non mettere in fila tre attività iper-impegnative lasciando le cose più leggere alla fine. Arriverai completamente scarico e la lucidità, così come un mood positivo, nel tuo lavoro sono fondamentali. Alterna. Pianifica per esempio una attività strutturata con due più agevoli, e poi ricomincia. Fidati, ognuna di esse ne trarrà vantaggio e tu ancora di più.
Il tuo tempo non è solo il tuo tempo – Più che un consiglio, questo è un promemoria. Non lavori da solo. Ciò che fai si ripercuote in positivo o in negativo sul lavoro di tutti i tuoi collaboratori. Se sarai lento, rallenterai la tabella di marcia di chi lavorerà sui tuoi materiali. Se sarai troppo rapido, metterai in difficoltà la catena produttiva.
Aggiungo: nel momento in cui realizzi un progetto che poi saranno altri a gestire, devi ricordare che il tempo che avrai utilizzato per farlo avrà un impatto anche sulla qualità del tuo lavoro. Se sarai in debito di scadenza tenderai ad accelerare e questo andrà a discapito della chiarezza.
E se presenterai ai tuoi collaboratori un progetto poco chiaro dovrai mettere in conto che torneranno da te per ulteriori informazioni, per chiarimenti, per sciogliere incomprensioni.
E indovina cosa succederà? Che perderai ancora più tempo di quanto pensavi di aver risparmiato “accelerando” la realizzazione del progetto più del dovuto.
Lo so, sembrano aspetti piuttosto complessi a cui pensare ma ti assicuro che quello che sembra impegnativo ai nastri di partenza in realtà nasconde una facilità realizzativi molto maggiore di quanto si pensi. Pianificare questi aspetti inizialmente ti darà l’impressione di perdere ancora più tempo di prima ma in realtà godrai dei frutti molto presto, ottimizzando il lavoro tuo e del tuo team in modo definitivo applicando questo approccio a un numero infinito di attività diverse.
E sarà in quel momento che la tua azienda decollerà davvero.
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Alla prossima.
